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临时文件传输带来了挑战,漏洞等不利因素,应警惕

2020-11-13文件传输

无论行业或职称如何,大多数整天坐在计算机屏幕上的员工都需要一次或一次通过电子邮件发送太大的文件,以致无法发送。对于IT以外的大多数人来说,这构成了很大的障碍。

安全邮件,临时文件传输渴望做好工作并达到期望,并且讨厌依靠别人来帮助她完成她认为相对容易做到的事情-例如将文件作为电子邮件附件发送。因此,由于她的同事告诉了她一些有关FTP的信息,因此她使用搜索引擎并找到了许多可以免费下载的FTP工具,有望快速,轻松地解决她的问题。

临时文件传输带来了挑战,漏洞等不利因素,应警惕

免费的FTP工具,浏览器应用程序和基于云的存储

每天都有成千上万的公司复制这种情况。员工下载FTP工具或使用其浏览器“附带”的FTP功能,他们为解决文件传输问题而感到高兴。其他人在基于云的文件存储系统上创建了帐户,他们在该帐户上载文件,然后向收件人发送邀请以使用特定链接下载文件。

不幸的是,尽管可以从Internet下载免费的FTP工具来解决眼前的需求,但它通常会带来许多其他问题,并且由于IT管理员不知道这种情况正在发生,因此许多其他问题并未引起注意。

这只是IT人员面临的一些挑战:

谁在哪台计算机上安装了什么工具?

如果文件传输出现问题,谁会为这些工具提供支持?

如何确保文件传输的安全性以防止数据泄露?

谁在监视哪些数据正在传输,由谁,向哪些收件人传输以及出于什么目的?

如何确认收据?

合规审核员将如何看待这种方法进行临时文件传输?

没有简单的解决方案-还是存在?

公司政策可能会规定各种解决方案。他们可以阻止将任何应用程序下载到工作中的单个桌面,和/或要求需要临时文件传输的人员向IT部门注册该工具和相关登录数据,以供批准。他们可能会要求需要发送大文件的任何人向IT部门提出正式请求,并等待那里的人通过公司的官方FTP软件或托管文件传输解决方案发送该文件。他们可能会要求所有员工参加强制性培训,以阻止他们继续这种做法。

一种更有效的方法可能是实施安全的邮件工具。值得信赖的安全邮件系统将需要传输的文件安全地存储在组织的网络中,并允许授权用户通过电子邮件将唯一链接发送给贸易伙伴,他们将使用该链接通过HTTPS安全通道访问和下载文件。

大多数基于云的文件存储系统都提供了类似的方法,允许用户存储其文件,然后邀请其他人使用链接查看或下载它们。

但是,安全邮件系统和基于云的应用程序之间存在重大差异。最重要的是,安全邮件将控制权交还给组织的IT管理员,以便他们可以跟踪文件传输和维护审核日志,这是大多数合规性要求(如HIPAA,PCI DSS,SOX和GLBA)所必需的。由IT人员控制的安全邮件系统可以确保遵循文件传输策略,并且可以包括其他安全功能,例如,要求额外的密码保护,应用链接到期日期和其他功能。

底线 大多数组织都希望有高效的工作流程,有能力去做才能达到期望的员工,并确保他们存储和传输的数据不受外部威胁的影响。安全的邮件临时文件传输解决方案似乎是实现所有这些目标的明智方法。

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