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共享大文件的最佳做法

共享大文件的最佳做法

共享大文件对于大多数企业而言至关重要,但是如何确保文件适合合适的人而不是其他所有人?当考虑安全性,批量传输和跟踪等因素时,企业需要的不仅仅是一次性解决方案,还需要与员工,客户和贸易伙伴共享文件。

幸运的是,无论您是将大型文件发送给收件人还是允许用户在云中访问它们,都有许多用于共享大文件的选项。根据您的用例,某些解决方案可能比其他解决方案更合适。

使用文件共享工具进行简单访问

许多基于云的文件共享工具(例如Google Drive,Microsoft OneDrive和Dropbox等)使共享大文件变得简单。将您要共享的文件上传到您选择的平台,并向用户提供对单个文档或整个文件夹的访问权限。大多数文件共享工具会根据订阅计划限制您的存储空间,但仍然使共享大文件变得简单。

使用基于云的工具与组织外部的人员共享文档会带来一些风险,并且遵循基本准则可以使您始终掌握数据安全性:

设置文件和文件夹的特定用户访问权限。 避免让外部用户访问您的内部文件结构。 选择一种解决方案,使您可以在文档上实施密码。 功能类似的基于云存储的一种替代方法是GoDrive,它是一种文件存储工具,可帮助员工和合作伙伴在本地或云中同步和共享文档。轻松跟踪文件版本,评论并跟踪工具中的对话。尽管基于云的存储相对安全,但是诸如GoDrive之类的本地部署选项可让您的组织完全控制。

使用安全的电子邮件解决方案发送大文件 在某些情况下,可以通过电子邮件发送大文件,但是会遇到两个障碍:文件大小限制和安全标准。

大多数电子邮件客户端都会限制文件附件的大小,这对于发件人来说可能是一种祸福。这样可以确保他们不会发送由于附件较大而导致收件人永远无法收到的电子邮件,并避免他们使用超大文件占用电子邮件客户端中的空间。此外,通过电子邮件发送文件(无论文件大小)都可能使企业面临不必要的安全风险或违规行为。

使用像Secure Mail这样的直接插入Outlook的简单,安全的工具,您可以轻松地从电子邮件客户端或基于浏览器的界面发送文件。每个收件人都会收到指向该文件的唯一链接,从而可以轻松跟踪谁查看和下载了文件。

相关阅读: 大文件传输的5个技巧

安全电子邮件解决方案的其他功能通常包括共享多个文件,设置访问到期日期以及回叫文件的功能,因此收件人不再可以使用它们。

安全电子邮件解决方案非常适合临时共享大文件,许多安全邮件解决方案并不限制文件大小或文件类型。但是,手动共享文件可能很耗时,尤其是当您经常或批量共享大文件时。

使用多于文件传输协议 文件传输协议(FTP)是一种流行但很旧的传输方法,绝大多数组织已从FTP演变而来,并经常选择更安全的替代方法:

SFTP或SSH上的FTP使用安全通道来防止文件移动时未经授权的访问。由于包括用户ID,密码和密钥身份验证在内的安全功能,SFTP使得只有正确的用户才能访问您的文件。 FTPS或SSL上的FTP,可让您在验证系统的真实性后与贸易伙伴,员工和客户共享文件。 AS2或AS4是安全可靠地共享EDI数据的常用方法,可用于共享任何文件类型。可以对与AS2和AS4发送的消息进行压缩,签名和加密,以实现安全共享。

使用多合一解决方案安全地共享文件 如果您定期批量共享文件,则专用的托管文件传输(MFT)工具可能是您的解决方案。MFT使您能够轻松共享任何大小的文件,并借助通知和详细的审核日志了解它们是否到达目的地。而且,如果您或您的接收者的网络连接不正常,则MFT将在发送时暂停,并在一切恢复正常运行时恢复,从而使收件箱中没有“传输失败”消息。

作为额外的好处,某些MFT解决方案包括一个安全的电子邮件选项–这样,您的组织就可以与临时电子邮件或通过MFT共享大文件。MFT还允许您通过这两个选项跟踪所有文件共享,从而使审核工作变得轻松快捷。

借助MFT解决方案,人与人之间的协作非常简单;有效地共享文件并从任何授权的计算机或移动设备进行协作。

MFT提供了比其他任何工具共享大文件的更多优势。使用MFT,文件大小不受限制,并且可变性更大-无论您有一个大文件还是多个文件,都可以确保收件人将收到所有信息而不会丢失数据。另外,您的文件在运输和静止时均是安全的。

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