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外贸圈:经验积累篇之文件整理贴士
作为外贸人,有些经验是不断靠前辈累积总结,最后慢慢广为人知的,这些经验在前辈们不断的实践中不断巩固并进一步转化为外贸知识或技能。本次内容我们从外贸人所有资料的归档收集与分类说起。 大部分外贸公司业务流程是从开发客户到最终出货的一条龙服务,我们基于这类一条龙服务进行一个全面的总结。首先,将所有资料文档分为三大类,并建立同级文件夹:公司资料文档、客户资料文档、供应商资料文档。(运用字母排序法,可以置顶三个文档) 公司资料文档: 涵盖公司技术白皮书、公司产品介绍文档、银行资料信息汇总、收件信息、营业执照、签订合同范本等,此文件夹内容因公司而异,不作重点阐述。 客户资料文档: 将客户分为两类:已达成交易客户、未达成交易客户,建立同级文件夹。 在已达成交易客户里面根据是否有订单分成两类:订单和询价,同时根据需求可增加定期推荐产品的文件夹,建立同级文件夹。 询价:只要客户发起询价,就建立产品文件夹,文件夹命名格式为“产品名称+询价时间”如下图所示: 每年汇总询价信息到一个文件夹内,定期统计客户询价产品,成单则放入订单文件夹,可凭此分析询价产品类别。如果有某类产品询价较多但未开单,我们可以凭此去找供应商打出样品,推荐给同市场的大客户或扩充样品间产品内容。 订单:只要成单,就根据具体情况放入对应文件夹。文件夹命名依次是询价单、合同资料、设计稿或效果图、航运标志、专柜样品和量产照片、验货、预定和送货单、报关文件、货代文件、工厂文件、客户文件等等。 0.询价单 记载某一客户从询价到下单的过程,以及途中修改细节。 1.合同资料 客户合同与工厂合同等 2.设计稿和效果图 已成单产品设计稿效果图,以及成单过程的每一细节修改效果更新到确定样板等信息,尽可能详尽。 3.航运标志 外箱和内盒的唛头文件,外箱条码、出货产品毛净重,外箱尺寸等各类信息。 4.专柜样品和量产照片 确认样的照片、大货照片、以及现场验货照片,确认样细节,装柜流程照片要涵盖装柜前、中、后等照片。 5.验货 验货申请书、验货报告,以及中途出现的问题和处理方式等信息。 6.预定和送货单 订舱文件以及进仓单的留底。 7.报关文件 报关文件和产品报关名称,海关代码等信息 8.货代文件 包括货运、发票、结算扥信息,如货代费用明细,发票照片,付款水单等。 9.工厂文件 工厂开票通知单照片,发票照片以及付款水单等详细费用明细。 10.客户文件 客户提单,箱单发票、产地证和客户付款水单等信息。 整理完一条龙的文件信息,有助于日常成单的查漏补缺,毕竟有些文件缺失确实后期用起来会非常麻烦,如果有这方面的资料文档,与客户交接的时候能用证据说话,避免在客户提单后因为不了解情况而少收钱。除此之外发货的装柜照片能及时反馈给客户,以便进一步合作;同时,及时查看验货报告,可以深入了解产品并及时发现问题,在与客户洽谈时,还可以发送产品改进对比图以展示专业性。 将这类信息分类并整理到你的网盘里面,明天的你将会感谢今天的你。附赠我目前使用的存储网盘:镭速云传,有需要自取。
2020-07-30
镭速传输总结了大文件传输工具,建议外贸人士收藏
各位外贸小伙伴一定遇到过这类大文件传输难题,在成单前,不可避免的需要为客户发送产品设计稿、产品分类和其他信息明细,这些线上文件如果运用得当,很大几率能更快的促成交易,因此小到五或六个GB的文件,大到上百个GB的文件,这些文件该如何快速准确的传输给自己的跨境小伙伴呢? 小编自己目前需要接触较多的国外客户,也成功解决了许多文件传输难题,因此把自己近期用的顺手的几个工具分享给大家,希望能帮到各位!(工具排名不分先后,非专业测评人员,纯属分享,如有问题请及时联系我,谢谢!) 1. We transfer 这款大文件传输工具,是目前较多人使用的文件临时中转服务网站,他主打的优势就是免安装快速传输、可一次性上传多个文件,无广告信息,安全性和易用性都比较高,打开官网就能传输,劣势也比较明显,只接受免费2GB的文件传输上限。文件容量相对较少、传输频率高的小伙伴可以使用。 2.镭速云传 这款传输网盘分为个人版和企业版,由于小编团队需求不大,使用的是个人版,他的主打优势就是免费大容量存储、快速传输、无障碍跨境传输,无广告信息,安全性和易用性都比较高,小编传输5.5GB的文件,用时24分钟,速度是比较可观,且下载会比较快。但他的收费模式是以下载流量收费。如果有大容量存储需求,且对客户对传输速度有要求,自身有比较享受极速传输的小伙伴,可以试用看看,个人觉得他的速度真的是其他工具无法比拟的。 3. Xender 一款跨平台,手机电脑端无需网络的文件传输工具,相当于数据线的功能,主打优势是无需网络即可传输,任何形式的文件均可以传输,速度比较快,支持多设备互传。但是目前有个比较难的地方是,安卓手机只能在 Google Play 下载,且有个高级版收费功能,这也是免费软件正常走势,有跨平台极速传输需求的小伙伴可以去尝试一下。 4.联想企业网盘 这款软件属于大品牌网盘,一个比较老牌的企业网盘,安全性、稳定性、管理架构和权限等各个方面都十分成熟,他的试用版传输速度也还比较可观,50MB文档一分钟的上传速度,但由于该企业网盘比较严谨,所以后续的使用需要去签订响应的使用合同,如果只是个人短期使用的话,可能会比较繁琐,推荐长期有需求的企业使用,这个不适合当个人网盘来使用。 以上是小编个人对于外贸传输文件的小心得,各位外贸小伙伴有需求可以自取,最好根据自身实际使用情况选择需要的工具。希望可以帮到各位,再次备注,以上工具排序不分先后。 本文地址:https://www.raysync.cn/news/post-id-196 ,镭速大文件传输软件,高速传输系统,提供ftp传输加速服务,企业级大文件传输协议,解决大数据传输,跨境传输,跨国大文件传输慢的问题,帮助企业提高传输效率。
2020-06-01
镭速云传让您的外贸工作效率倍增
如何让外贸人的工作更加高效有序?我们先来分解一下“高效”和“有序”这两个词。 按照小编的理解,一个工作高效的外贸人,在收到客户的询价后,能根据以往与这位客户对接的情况、当下的市场等综合做出判断,迅速给出报价,并将产品资料展示给客户。这个过程是分秒必争的,货比三家在全世界通用,客户肯定不止找一家公司询价,谁的响应快,且能提供合理的价格,谁就占优势。 有序又怎么体现?外贸人都知道,和客户博弈是个长线的过程,外贸人记录和整理信息也很重要。否则时间一长,你发现发送给客户的资料,之前的报价等等都不记得了,手头上某位客户对接到哪个步骤也完全是混乱的,这种情况下跟丢客户再正常不过了…… 话不多说,小编给大家介绍一款“外贸神器”——镭速云传,帮助外贸人高效有序工作,轻松搞定客户! 镭速云传企业网盘,不论是个人版还是企业版,都为用户提供了海量存储空间,我们可以根据实际情况划分工作空间,将文件资料有序归类,独立开展业务互不干扰。利用镭速云传建立并管理客户信息文件、客户沟通记录文件、产品资料文件、每日工作记录文件等资料。 ① 客户信息文件: 需要根据客户的来源、规模、类型、重要性、发展阶段等对客户进行分类。需要记录包括客户的基本介绍、联系信息、进度等。这个文件夹内涵盖所有客户的信息,其他所有的记录和文档都围绕此客户信息文件进行组织。 ② 客户沟通详细记录表格: 不论是邮件还是Skype,一切与客户的往来信息都要记录下来。除电子邮件外,我们还应总结和整理与客户进行的每个在线聊天和电话的内容。每个客户单独列一个表单。当一些客户在沉寂一段时间后突然与你联系时,你只需要浏览此表格,就能了解客户的全部情况,这样也能更好的沟通。不要害怕麻烦,等到混乱迷茫时再去清理就晚了,因为你已经错过了很多好客户。 ③ 每日工作记录: 每天工作第一件事应该是记录工作日程,我们可以花一点时间总结昨天的工作完成情况,列出今日待完成事项清单,这些记录可以用作将来工作总结的重要凭证。还可以分析出自己在工作中效率,工作安排还是响应率有问题。 ④ 产品资料信息: 外贸人一定要足够了解自己的产品,在这个文件夹中我们需要记录所有产品的规格、产品参数、相关证书、宣传视频、宣传手册、下游工厂报价情况等信息。 怎么样,小编这么一梳理,是不是感觉杂乱的信息瞬间变得井井有条了呢? 除了文件的存储和管理,全球无障碍极速传输功能也是众多外贸人选择镭速云传企业网盘的理由。 前面小编提到了要将产品信息及时归类存储,当客户询问某款产品的报价时,我们不妨贴心附带一份产品宣传资料给客户,图片和视频远比文字描述来得更直观。那么问题来了,市面上的邮箱附件一般不超过10MB,我们该怎么办呢? 镭速云传企业网盘支持TB级的大文件以及海量小文件的传输,重要的是操作方便,速度极快。我们将产品资料一键生成链接和密码分享出去即可,客户点击链接输入密码即可获取产品资料。为了防止资料泄露,我们还可以设置链接过期时间。 一位优秀的外贸业务员,不是只具备强大的开发能力就可以了,认真、仔细、系统的工作态度和方法也是必不可少的素质。有时候拥有良好的工作习惯比开发能力还要重要,因为好的习惯可以提升开发效率,而没有好的习惯则会降低开发效率。 本文地址:https://www.raysync.cn/news/post-id-204 ,镭速大文件传输软件,高速传输系统,提供ftp传输加速服务,企业级大文件传输协议,解决大数据传输,跨境传输,跨国大文件传输慢的问题,帮助企业提高传输效率。
2020-06-01
镭速传输:外贸小白需要掌握的基础知识
学会外贸小白必须具备的基础知识,不仅能更好的开展外贸业务,及时解答各种客户疑难问题,还能借此判断客户是否专业,以防遇到骗取货物的业务骗局。 一、产品展示要规范 产品陈列对于外贸业务的开展十分重要,精准全面的产品展示内容,能方便客户快速获取产品有效信息,更有利于成单。 1.产品信息明确,标题完整且精准,不需要才产品标题抖机灵或者打广告,精准直接的标题能帮助客户快速获取信息。 2.产品展示清晰有细节,产品的图片展示,最好能全方位的展示产品优点,力求客户看到图片就能有合作需求,如果该类产品已经发过货,可以收集验货期间出现的问题,在产品展示上做一个前后对比图,更具专业度。 3.产品描述完整。如型号、尺寸、材质、配件等信息。尽可能以表格形式平铺展示,呈现一个直观的产品信息细节表,通过细节打动客户。 二、文件传输要及时 有效且快速的大文件传输,能更方便客户获取产品信息,同时间段内,客户可能会与多个外贸商家进行询盘,如果你能在这个时间段内,快速发送展示自己的产品优势的文件,能在众多外贸同行中脱颖而出。 这里推荐使用镭速云传,这个网盘工具,集传输、管理、存储为一体,大容量免费的文件传输对于个人用户而言,能够降低成本,如果在外需要传输软件,也可以实现。他的传输速度和文件管理功能性价比极高,文件管理有助于我们快速找到产品信息,有效分门别类更方便产品展示,传输速度,5GB文档24分钟就能传输,相对于同行来说,这个速度真的很感人,而外贸人更看重免费存储功能,毕竟产品种类都比较大。 三、及时在线和快速回复询盘信息 由于我们接触的客户绝大部分是外贸客户,询盘信息的获取具备时差性,为了及时回复询盘信息,最好在客户的活跃时间内保证能回复询盘信息,一般在线时间是晚上10:00--凌晨4:00,这个时间在线能有效提高成单率。 同时,由于客户询盘对象多样化,可能同时与多家外贸同行进行询盘,因此快速响应询盘信息能获得更多的交易机会。 四、精准回复询盘信息 有些外贸小白,好不容易遇到询盘的客户,容易过于激动,然后一股脑的开始介绍产品优势,进而吓退询盘客户,由于没有精准回复信息,客户最终成功购买的几率较小。对于精准回复需要做到这些要点: 1.准确回答客户问题,可以少量附带产品优势,但是建议不过于冗余,回答为主,直接明了。 2.精准判断客户产品需求,有针对性的推销产品,根据客户购买意图进行相应推荐,只推荐某一公司热销产品不可取。需要结合客户需求,不然会给客户造成你没有这种产品的错觉,进而错失成单机会。 3.只推荐自己产品,不要评判同行产品,你可以在产品图片展示上,放置产品细节对比图,展示专业度。但抨击其他产品不可取。 4.注重客户体验感,有效的、快速的售后服务更能丰富客户体验感。 五、及时分析未成单原因 对于有询盘产品,无论是否成单,都应该做相应的文件管理分类,如果产品未成单,那么一段时间内需要汇总未成单原因,如果是产品自身缺陷,有针对性的改善产品将更能体现专业度。如果是价格原因,一定程度的折扣也能吸引客户成单。 六、成单分析 及时汇总客户重复购买率,有助于区分客户的质量,这是考量产品和服务的重要标准,建议每周汇总一次数据。 退款率分析,有些产品由于质量问题或者其他服务缺陷,容易导致客户退款,这个数据分析能从数据角度审视产品质量,及时把关质量和维护产品服务,更能维系与客户之间的纽带。 本文地址:https://www.raysync.cn/news/post-id-190 ,镭速大文件传输软件,高速传输系统,提供ftp传输加速服务,企业级大文件传输协议,解决大数据传输,跨境传输,跨国大文件传输慢的问题,帮助企业提高传输效率。
2020-05-30
镭速云传企业网盘为外贸行业提供解决方案
镭速云传企业网盘深入各行各业,研究行业对文件传输、文件存储和管理的痛点,帮助实现提升企业效率的诉求,为广大企业用户提供简洁高效的企业网盘服务。 这些问题困扰着外贸从业者: 1、客户资料、产品信息、下游工厂信息等资料的存储安全问题 2、庞大的信息资料管理困难,查找困难 3、邮箱大附件传输困难,文件无法跨境传输 4、文件管理给企业带来持续增加的成本 …… 镭速云传是如何帮助外贸从业者解决文件传输、存储及管理问题的呢? 网银级安全保障,数据资产安全无忧 对于外贸行业来说,客户信息、下游工厂资料、产品资料就是企业的命脉,保障数据安全是保证企业竞争力的必要条件。 但是传统的存储方案存在一定的安全隐患,数据存储在电脑上,电脑病毒入侵、员工离职交接等造成文件损坏的情况时有发生。 将资料存放在U盘、移动硬盘,移动设备丢失造成文件外泄,企业数据安全没有保障。 镭速云传企业网盘为外贸行业提供网银级数据安全保障,全程采用SSL加密传输,全面的CVE漏洞扫描,文件防泄露检查,确保系统运行安全性。 大文件跨境极速传输,及时将资料交付给客户 外贸工作者需要频繁与外国客户和下游工厂伙伴交换信息,但传统的邮箱附件、SKYPE等工具无法传输大文件。 国外倒是有一些可以传输大文件的软件,但是一般收费高,部署难,并且一般在国内无法使用。于是公司不得不用上一些“笨办法”,将大文件分成很多小文件传输,或者直接将数据存储至移动硬盘邮寄给客户或者下游工厂。 这样会造成客户收取资料时的不便,不仅如此,成本高、效率低、还浪费大量的时间和人力。 时间就是金钱,对于外贸行业来说,尽快将产品信息资料传递到客户手中,给客户一个好印象就等于成功了一半。 镭速云传企业网盘,完善的断点续传、错误重传、负载均衡机制保证数据传输的效率与质量。 不受网络条件和文件大小限制,TB级大文件和海量小文件皆可无障碍跨境秒传,镭速云传快人一步,为外贸人抢占先机。 超高性价比,为企业节约成本 传统的企业信息化成本包括硬件成本、软件成本,还有必要的人工成本。选择镭速云传企业网盘,首先免除了服务器硬件成本,也不存在服务技术升级和软件成本,同时也节省了雇佣IT人员的成本,在享受镭速云传提供的高效文件传输和文件共享、管理服务的同时,又不用考虑IT架构的管理和运维,最大限度的降低了企业成本。 一般外贸公司成员在10-30人左右,镭速云传企业基础版子账号50个,完全满足中小型外贸公司的需求,当然,您也可以根据企业发展情况选择升级套餐。 镭速云传企业基础版500元/月,企业高级版1000元/月,超高性价比,是任何外贸企业都能承担的费用。 外贸行业有明显的旺季和淡季之分,淡季业务量少,对文件跨境传输、管理等需求也会同期下降,镭速云传按需开通,即开即用,外贸企业完全可以按照实际情况选择续费或者不续费,节约企业成本。 选择镭速云传企业网盘,在为外贸企业数据提供一个安全保障的同时,也能加速了企业内部信息化建设、提高员工工作效率、降低业务沟通成本,为企业带来更多的经济效益。
2019-09-30

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